Viðverustefna
Markmið viðverustefnu Áss styrktarfélags er að styðja við og hlúa að starfsfólki Áss styrktar félags til að draga úr fjarveru, starfsfólki og þjónustu félagsins til hagsbóta. Viðverustefna skilgreinir vinnuferla vegna fjarveru svo að tekið sé á fjarvistum með sanngjörnum og samræmdum hætti. Stefnan er kynnt starfsfólki þegar það hefur störf.
Umfang viðverustefnu
Viðverustefnan nær til allrar fjarveru starfsfólks m.a. vegna veikinda, slysa, áfalla, brýnna fjölskylduaðst æðna og annarra persónulegra aðstæðna.
Tilkynningar um fjarveru
Veikindi eða slys skulu tilkynnt símleiðis eins fljótt og auðið er til stjórnanda. Starfsfólki ber ekki skylda að gefa stjórnanda upplýsingar um persónuleg eða heilsutengd mál. Almennt á að skila veikindavottorði eftir fimm daga samfellda fj arveru, svo fljótt sem auðið er. Stjórnanda er þó heimilt að óska eftir vottorði eftir styttri fjarveru. Kostnaður vegna vottorðs fæst endurgreiddur með næstu útborgun að því tilskyldu að kvittun hafi verið skilað með vottorðinu. Allir veikindadagar eru sk ráðir launalausir þar til vottorði hefur verið skilað. Ekki er hægt að skila vottorði aftur í tímann, heldur þarf að skila því innan þess launatímabilsins sem veikindin eiga sér stað. Undantekning á þessu er ef veikindi eiga sér stað við eða yfir launatíma bilaskipti (15. hvers mánaðar) og skal þá skila vottorði um leið og því verður viðkomið.
Ef starfsfólk veikist eða verður fyrir slysi í sumarleyfi skal það tilkynnt strax á fyrsta degi veikinda. Ef ekki næst í stjórnanda vegna þess má nota tölvupóst eða hafa samband við skrifs tofu félagsins ella getur farið svo að veikindi fáist ekki bætt.
Skilgreiningar á fjarvistum
Starfsfólki ber að mæta til vinnu á umsömdum tíma og gera viðeigandi ráðstafanir ef það getur ekki sinnt vinnuskyldu sinni. Lögmæti fjarvista er skoðað í hverju tilviki fyrir sig.
Skammtímafjarvistir
Skammtímafjarvistir eru fjarvistir vegna veikinda eða slysa í skemmri tíma en 30 daga.
Langtímafjarvistir
Langtímafjarvistir eru skilgreindar sem fjarvera vegna veikinda eða slysa sem vara samfellt í 30 daga eða lengur. Allar aðrar fjarvistir vegna veikinda eða slysa teljast vera skammtímafjarvistir. Starfsfólk sem hefur verið óvinnufært vegna veikinda eða slyss samfellt í einn mánuð eða lengur er ekki heimilt að koma til starf a að nýju nema læknir votti að heilsa þeirra leyfi það með útgáfu starfshæfnisvottorðs.
Ólögmætar fjarvistir
Ólögmætar fjarvistir eiga sér hvorki stoð í kjarasamningum né hafa verið veittar með leyfi stjórnanda. Mæti starfsfólk ekki til starfa án skýringa mun stjórnandi óska eftir skýringum. Ef starfsfólk hefur ekki lögmæta skýringu getur st jórnandi litið svo á að það hafi einhliða og á sína ábyrgð rift ráðningarsamningi og sé hætt í vinnu hjá félaginu.
Fjarvistir af persónulegum ástæðum
Til skammtímafjarvista af persónulegum ástæðum teljast m eðal annars fjarvistir vegna jarðarfara, læknisheimsókna, foreldraviðtala, óvæntra atvika o.fl.
Persónuleg erindi
Starfsfólk skal sinna persónulegum erindum utan vinnutíma. Sé því ekki viðkomið er stefna Áss að starfsfólk geti sinnt þessum erindum eftir því sem aðstæður leyfa á vinnustaðnum. Í slíkum tilfellum skal starfsfólk undantekningarlaust fá leyfi frá stjórnanda.
Fjarvera vegna andláts nákomins ættingja
Vegna fráfalls nákominna ættingja s.s. barna, maka eða foreldra er stjórnanda heimilt að veita starfsfólki leyfi til að vera frá vinnu í allt að fimm virka daga á launum, metið hverju sinni. Eftir þann tíma er stjórnanda heimilt að veita ólaunað leyfi eða sumarleyfi í 4 6 vikur eftir aðstæðum.
Fjarvera vegna jarðafarar/kistulagningar
Stjórnanda er heimilt að veita starfsfólki launað leyfi í hálfan dag vegna kistulagninga og jarðarf ara fjölskyldu og náinna vina, að teknu tilliti til búsetu hins látna.
Veikindi barna yngri en 13 ára
Fjarvera vegna veikinda barna að 13 ára aldri er kjarasamningsbundinn réttur starfsfólks. Ef ljóst er að fjarvistir frá vinnu fari umfram þennan rétt skal gera skriflegt samkomul ag um leyfi frá störfum. Slíkt samkomulag tekur mið af aðstæðum hverju sinni. Samkomulagið getur falið í sér töku orlofs eða launalaust leyfi.
Veikindi barna frá 13 til 18 ára aldurs
Í sérstökum aðstæðum og í samráði við stjórnanda má nýta veikindarétt barna yngri en 13 ára eins og kjarasamningar kveða á um vegna sérstakra aðstæðna hjá eldri börnum, t.d. vegna langtímaveikinda og/eða sjúkrahúsdvalar
Áfengis og vímuefnameðferð
Starfsfólk sem hefur starfað í 1 ár eða lengur og er fastráðið á þann kost að nýta veikindarétt sinn í áfengis eða vímuefnameðferð, þó ekki oftar en einu sinni á 2ja ára tímabili. Skulu launagreiðslur þá vera í samræmi við launagreiðslur í veikindum og veikindar éttur starfs fólks skerðist sem meðferðartímanum nemur eins og í öðrum veikindum. Gert er ráð fyrir fullri meðferð og allt að 4-6 vikna eftirmeðferð enda er þátttaka í meðferð vottuð af meðferðaraðila.
Önnur óvænt atvik
Starfsfólki ber að tilkynna strax á sinn vinnustað ef ytri aðstæður s.s. tafir á flugi, óveður eða annað veldur því að viðkomandi getur ekki mætt til vinnu á tilsettum tíma. Þetta á fyrst og fremst við þegar almenningssamgöngur virka ekki. Að öðru leiti eru ferðalög/ferðir á ábyrgð hvers og eins Launagreiðslur eða réttur til launa er skoðaður í hverju atviki fyrir sig.
Viðveruskráning
Haldið er utan um skráningu viðveru og fjarvista í viðverukerfi sem innleitt er á hverjum tíma. Við upphaf starfs fær allt starfsfólk aðgang að viðverukerfi og getur þar fylgst með viðveruskráningu, vaktaskráningu, gefið útskýringar á fjarveru og sent inn fjarveru- og leyfisbeiðnir. Launadeild veitir aðgang og þjónustu vegna viðverukerfis. Starfsfólk er ábyrgt fyrir því að skrá inn- og útstimplanir auk þess að yfirfara vinnutíma og gefa skýringar á fjarveru. Starfsfólk skal viðhalda réttri skráningu og vera búið að yfirfara hana fyrir 15. dag hvers mánaðar. Stjórnendum og launafulltrúa er heimilt að leiðrétta og vinna með tímaskýrslur starfsfólks. Mikilvægt er að skráningar séu réttar í viðverukerfi og ber starfsfólk sjálft og næsti stjórnandi ábyrgð á að fylgjast með því.
Ef starfsfólk yfirgefur vinnustað í persónulegum erindagjörðum með samþykki stjórnanda ber þeim að stimpla sig út þegar vinnustaðurinn er yfirgefinn og inn aftur við komu.
Óheimilt er að stimpla annað starfsfólk inn eða út úr vinnu, brot á þessu getur varðað brottrekstur beggja aðila.
Viðverusamtal vegna skammtímaveikinda
Tíðum fjarvistum er fylgt eftir með formlegu fjarverusamtali þar sem tilgangurinn er að draga úr fjarvistum vegna veikinda eða persónulegra aðstæðna. Enn fremur er farið yfir aðstæður á vinnustað sem geta haft áhrif á tíðni fjarveru og leitað er leiða til að bregðast við.
Samskipti við starfsfólk í langtímaveikindum
Það er stefna Áss að halda tengslum við starfsfólk í veikindum þess og styðja það m.a. með upplýsingu m um þau úrræði sem þeim stendur til boða. Stjórnandi hefur samband á fyrstu tvei mur vikum veikinda og síðan reglulega eftir það, samkvæmt nánara samkomulagi. Farið er með heilsufarsupplýsingar sem trúnaðarmál í samræmi við lög um persónuvernd.
Endurkomusamtöl
Áður en starfsfólk kemur aftur til starfa eftir langtímaveikindi þarf það að eiga samtal við stjórnanda um hvernig endurkomu skuli háttað. Farið er yfir með hvaða hætti er hægt að aðla ga starf eða starfsumhverfi til að auðvelda endurkomu ef það á við. Ef um er að ræða breytt vinnufyrirkomulag eða skert starfshlutfall skal gera um það skriflegt samkomulag.
Skert starfsgeta
Þegar langvarandi veikindi leiða til skertrar starfsgetu eða ef starfsfólk skilar inn starfshæfnisvottorði um skert starfshlutfal l er það stefna Áss að koma til móts við þarfir viðkomandi varðandi skert starfshlutfall á móti veikindalaunum, að öllu jöfnu ekki lengur en í 4 6 vikur. Slíkt leyfi er þó alltaf háð aðstæðum á vinnustað.
Bradford kvarði
Bradford kvarðinn er notaður til að hafa yfirsýn yfir skammtíma fjarvistir starfsfólks. Kvarðinn umbreytir fjöld a skipta og daga sem starfsfólk er frá vinnu vegna veikinda í stig og er gengið er út frá því að endurtekin stutt fjarvera sé meira truflandi fyrir vinnustaðinn en löng samfelld fjarvera. Stig eru metin á 13 vikna og 52 vikna tímabilum og eru hjálpleg viðmið um hvenær grípa þurfi til aðgerða ef eðlilega r skýringar finnast ekki á háu skori á kvarðanum. Fyrstu viðbrögð við háu skori er samtal við næsta stjórnanda þar sem leitast er eftir skýringum og leiðum til úrbóta. Beri það ekki árangur er næsta skref að boða viðeigandi aðila í viðverusamtal hjá stjórnanda ásamt forstöðumanni mannauðsmála þar se m unnið er saman að aðgerðaráætlun til að bæta viðveru.
Samþykkt af framkvæmdastjóra 03.10.2024.
