Skjalastefnu er ætlað að tryggja öryggi gagna og rekjanleika með kerfisbundinni vistun skjala er varða starfsemi Áss styrktarfélags ásamt því að varðveita sögu félagsins.
Skjalastefnan nær til allra skjala sem tengjast rekstri félagsins á rafrænu- og pappírsformi bæði er varðar innri starfsemi og þá þjónustu sem félagið veitir. Frá því að skjöl verða til og þar til þeim er eytt eða komið fyrir í varanlegri geymslu.
Skjal í skilningi stefnunnar er hvers konar gagn, jafnt ritað sem í öðru formi sem hefur að geyma upplýsingar og hefur orðið til, borist eða verið viðhaldið í starfsemi á vegum félagsins.
Markmið
- Tryggja að skráning, vistun, meðferð og grisjun skjala sé í samræmi við lög, reglugerðir og reglur Þjóðskjalasafns Íslands er varða skjalavörslu afhendingarskyldra aðila.
- Tryggja að varðveisla gagna sé þannig háttað að skjöl séu aðgengileg þegar þörf er á.
- Tryggja skipulögð vinnubrögð við skráningu, meðferð og varðveislu skjala.
- Tryggja áreiðanleika og uppruna skjala.
Ábyrgð
Framkvæmdarstjóri ber ábyrgð á að framfylgja skjalastefnu Áss styrktarfélags og reglulegri endurskoðun hennar.
Umsjónaraðili með skjalavörslu ber ábyrgð á daglegum rekstri skjalastjórnunarkerfisins í samvinnu við stjórnendur.
Forstöðumenn skulu tryggja að myndun og varðveisla skjala sé hluti af starfseminni og í samræmi við verklagsreglur félagsins.
Allir starfsmenn bera ábyrgð á þeim skjölum sem þeir mynda, móttaka og varðveita samkvæmt verklagsreglum félagsins.
Samþykkt af stjórn 14. september 2021