Persónuverndaryfirlýsing

Ás styrktarfélag leggur áherslu á að vinna einungis þær persónuupplýsingar sem nauðsynlegar eru í samræmi við þann tilgang sem liggur að baki söfnun upplýsinganna. Ólíkum persónuupplýsingum kann að vera safnað eftir því hvort þú ert sjálf/-ur í þjónustu eða samskiptum við félagið eða hvort samskiptin eru fyrir hönd einstaklinga, s.s. ef þú ert aðstandandi eða tengill notanda þjónustu hjá félaginu, eða kemur fram fyrir hönd lögaðila. Vinnsla persónuupplýsinga fer samkvæmt framangreindu eftir eðlis þess sambands sem þú átt við Ás styrktarfélag.

Ás styrktarfélag vinnur, eins og við á hverju sinni, einkum eftirfarandi persónuupplýsingar er varða notendur þjónustu hjá félaginu:

• Almennar grunnupplýsingar: s.s. nafn, kennitala, netfang, símanúmer, heimilisfang, lögheimili, áhugamál og eftir atvikum upplýsingar um aðstandanda, aðstoðarmann eða tengil.
• Grunnupplýsingar sem flokkast sem viðkvæmar persónuupplýsingar: Heilsufarsupplýsingar, þ.e. persónuupplýsingar sem varða líkamlegt eða andlegt heilbrigði, s.s. upplýsingar um fötlun, samskiptaaðferðir, matarvenjur, ofnæmi, þjónustuþörf, upplýsingar úr SIS mati, lyfjanotkun, hjálpartæki og aðrar nauðsynlegar upplýsingar.
• Sértækar upplýsingar í tengslum við þjónustu einstaklinga í Vinnu og virkni: Upplýsingar í tengslum samning um Vinnu og virkni, s.s. umsókn um virknihóp, starfshlutfall, starfstími, viðvera, ef við á bankaupplýsingar. Upplýsingar í tengslum við notkun á akstursþjónustu, s.s. ljósmynd, búseta og hvaða akstursþjónustu viðkomandi nýtir sér. Upplýsingar um dagsetningar, tímasetningar, brottfararstað og áfangastað.
• Sértækar upplýsingar í tengslum við þjónustu einstaklinga í búsetu: s.s. samskiptabækur og einstaklingsáætlun. Upplýsingar um vinnustað og starfshlutfall. Ef við á fjárhagsupplýsingar s.s. bankayfirlit í tengslum við bókhald íbúa. Upplýsingar í tengslum við húsaleigusamninga, samninga um tilhögun einkafjármuna eða samning um greiðslu í íbúðasjóð eða hússjóð.
• Sértækar upplýsingar í tengslum við starfsnema í Project SEARCH: Upplýsingar í tengslum við umsókn um starfsnám, s.s. upplýsingar um starfsreynslu, áhugasvið, starfshlutfall og aðrar upplýsingar vill koma á framfæri við félagið. Upplýsingar í tengslum við starfsgetu, færni og ef við á hvort viðkomandi hafi fengið atvinnu eftir að starfsnámi lauk.
• Myndir og myndbandsupptökur: Eftir atvikum og á grundvelli samþykkis kann félagið að vinna með myndir og/eða myndbönd af einstaklingum sem tekin eru í tengslum við starfsemi félagsins
• Samskiptaupplýsingar: Samskipti við félagið, þ.m.t. allar ábendingar og kvartanir, hvort sem þau fara fram bréflega, rafrænt, s.s. tölvupósti, vefsíðu, samfélagsmiðlasíður Áss styrktarfélags, með símtali, munnlega eða á annan hátt.
• Upplýsingar sem safnast við rafræna vöktun: Hljóð- og myndbandsupptökur sem safnast við rafræna vöktun með eftirlitsmyndavélum sem kunna að vera staðsettar við heimili og starfstöðvar á vegum félagsins.
• Aðrar upplýsingar: Framangreind upptalning er ekki tæmandi en félagið getur unnið aðrar upplýsingar um þig sem eru nauðsynlegar hverju sinni eftir eðli þjónustu, sambandsins eða samskipta sem þú átt við félagið.

Ás styrktarfélag vinnur, eins og við á hverju sinni, einkum eftirfarandi persónuupplýsingar um aðra einstaklinga en notendur þjónustu:

• Auðkennis- og samskiptaupplýsingar: s.s. nafn, kennitala, netfang, heimilisfang, símanúmer og eftir atvikum starfstitill eða tengsl við Ás styrktarfélag eða notanda þjónustu.
• Samskiptaupplýsingar: Samskipti við félagið hvort sem þau fara fram bréflega, rafrænt, s.s. tölvupósti, vefsíðu, samfélagsmiðlasíður Áss styrktarfélags, með símtali, munnlega eða á annan hátt.
• Upplýsingar um gjafir til félagsins: Upplýsingar um mótteknar gjafir eða framlög til félagsins.
• Upplýsingar sem safnast við rafræna vöktun: Hljóð- og myndbandsupptökur sem safnast við rafræna vöktun með eftirlitsmyndavélum.
• Tæknilegar upplýsingar og afleiddar upplýsingar: Upplýsingar um búnað og tæki sem notuð eru til þess að tengjast vefsíðu félagsins, s.s. IP-tölu, tegund snjalltækis, vefkökur og hvaða aðgerðir þú framkvæmir á vefsvæðunum.
• Aðrar upplýsingar: Framangreind upptalning er ekki tæmandi en félagið getur unnið aðrar upplýsingar um þig sem eru nauðsynlegar hverju sinni eftir eðli sambandsins eða samskipta sem þú átt við félagið.

Persónuupplýsingar barna njóta sérstakrar verndar samkvæmt persónuverndarlögum. Á grundvelli samninga við ýmis sveitarfélög veitir Ás styrktarfélag sérhæfða þjónustu við fötluð börn.

Þjónusta er veitt fyrir börn sem vegna fjölfötlunar geta ekki nýtt sér þjónustu almennra leikskóla með nauðsynlegri stuðningsþjónustu, eins og lög nr. 38/2018, um þjónustu við fatlað fólk með langvarandi stuðningsþarfir, gera ráð fyrir. Um er að ræða dagdvöl/-stuðning, þar sem veitt er einstaklingsmiðuð þjónusta með áherslu á athafnir daglegs lífs, boðskipti, þroskaþjálfun og sjúkraþjálfun. Þjónustan byggir á þjónustuáætlun sveitarfélaga, sem Ás styrktarfélag tekur þátt í að gera.

Ás styrktarfélag vinnur, eins og við á hverju sinni, einkum eftirfarandi persónuupplýsingar um börn í tengslum við framangreinda þjónustu:

• Almennar grunnupplýsingar: s.s. nafn, kennitala, heimilisfang, áhugamál, þarfir ásamt upplýsingum um viðveru.
• Grunnupplýsingar sem flokkast sem viðkvæmar persónuupplýsingar: Heilsufarsupplýsingar, þ.e. persónuupplýsingar sem varða líkamlegt eða andlegt heilbrigði, s.s. upplýsingar um fötlun, lundarfar, þroskamat, líkamsstöður, samskiptaaðferðir, matarvenjur, ofnæmi, þjónustuþörf, lyfjanotkun, hjálpartæki og aðrar nauðsynlegar upplýsingar.

Til viðbótar vinnur félagið samskiptaupplýsingar, s.s. nafn, símanúmer og netfang, um foreldra, forráðamenn og eftir atvikum um fagfólk sem sinnir barni.

Ás styrktarfélag vinnur persónuupplýsingar einkum í þeim tilgangi að:

• gera félaginu kleift að veita þjónustu og sinna samningsskyldum sínum
• fullnægja lagaskyldu sem hvílir á félaginu
• samræma vinnubrögð, tryggja samfellu í þjónustu og auka gæði þjónustunnar
• geta átt í samskiptum við einstaklinga
• bregðast við fyrirspurnum, ábendingum og kvörtunum frá einstaklingum
• tryggja öryggi- og eignavörslu, m.a. með öryggismyndavélum og eftirlitskerfi
• geta gert viðskiptasamninga og aðra samninga sem tengjast daglegum rekstri félagsins

Þegar þú notar heimasíðuna okkar www.styrktarfelag.is kunnum við að safna upplýsingum um notkun þína, þ.e. frá hvaða vef er komið ásamt gerð vafra og stýrikerfis sem þú notar, tímasetningu og tímalengd heimsóknar og hvaða undirsíður þú heimsækir innan heimasíðu félagsins. Á heimasíðu félagsins má finna frekari upplýsingar um notkun okkar á vafrakökum.

Með notkun á samfélagsmiðlasíðum Áss styrktarfélags, s.s. Facebook, safnast tölfræðiupplýsingar um heimsóknir á síðuna sem félagið vinnur ásamt viðkomandi samfélagsmiðlaþjónustu. Í tengslum við þá vinnslu koma aðilar fram sem svokallaðir sameiginlegir ábyrgðaraðilar.

Hvaða heimild byggist vinnsla persónuupplýsinga á?

Ás styrktarfélag vinnur persónuupplýsingar byggt á eftirfarandi almennum heimildum samkvæmt persónuverndarlögum:

• á grundvelli samþykkis einstaklinga, sbr. 1. tl. 1. mgr. 9. gr. Þessi heimild á einkum við í tengslum við myndatökur og myndbirtingar á vegum Áss styrktarfélags. Í þeim tilvikum veitir félagið einstaklingi nánari upplýsingar um þá tilteknu vinnslu persónuupplýsinga sem samþykkið nær til. Einstaklingur getur hvenær sem er dregið til baka samþykki sitt fyrir vinnslu persónuupplýsinga sinna og er þá þeirri vinnslu sem samþykkið nær til hætt. Afturköllun samþykkis hefur þó ekki áhrif á vinnslu persónuupplýsinga fram að afturkölluninni, sbr. 3. mgr. 10. gr. persónuverndarlaga.
• til að uppfylla samningsskyldu, sbr. 2. tl. 1. mgr. 9. gr. Þessi heimild á einkum við vinnslu persónuupplýsinga í tengslum við gerð húsaleigusamninga og þjónustu- og búsetusamning um meðferð einkafjármuna.
• til að uppfylla lagaskyldu, sbr. 3. tl. 1. mgr. 9. gr. Þessi heimild á einkum við í meðferð persónuupplýsinga sem falla undir lög nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn.
• við beitingu opinbers valds eða verks sem unnið er í þágu almannahagsmuna, sbr. 5. tl. 1. mgr. 9. gr. Þessi heimild á einkum við um þá þjónustu sem Ás styrktarfélag veitir fötluðum einstaklingum á grundvelli þjónustusamnings við sveitarfélög.
• Til að vernda lögmæta hagsmuni félagsins eða þriðja aðila, sbr. 6. tl. 1. mgr. 9. gr. Þessi heimild á einkum við í tengslum við myndavélaeftirlit við heimili og starfstöðvar á vegum félagsins í eigna- og öryggisvörsluskyni.

Vinnsla viðkvæmra persónuupplýsinga fer einungis fram ef uppfyllt eru lagaskilyrði fyrir vinnslu viðkvæmra persónuupplýsinga samkvæmt 1. mgr. 11. gr. persónuverndarlaga. Ef þú ert notandi þjónustu hjá okkur vinnur félagið viðkvæmar persónuupplýsingar um þig, s.s. heilsufarsupplýsingar, þar sem sú vinnsla er nauðsynleg til þess að Ás styrktarfélag geti staðið við skuldbindingar sínar eða til að tryggja réttindi samkvæmt löggjöf um félagslega vernd, í samræmi við 2. tl. 1. mgr. 11. gr. persónuverndarlaga. Þá getur vinnsla viðkvæmar persónuupplýsinga sömuleiðis verið nauðsynleg til þess að Ás styrktarfélag geti veitt viðeigandi umönnun eða meðferð á sviði félagsþjónustu, í samræmi við 8. tl. 1. mgr. 11. gr. persónuverndarlaga.

Ás styrktarfélag geymir persónuupplýsingar eins lengi og þörf krefur samkvæmt þeim lögum og reglum sem við eiga í starfsemi félagsins, eða eins lengi og lögmætir hagsmunir félagsins krefjast og málefnaleg ástæða gefur tilefni til. Sem dæmi er persónuupplýsingum sem verða til við rafræna vöktun sjálfvirkt eytt að 30 dögum liðnum, nema lög kveði á um annað eða lögmætir hagsmunir krefji.

Ás styrktarfélag er afhendingarskyldur aðili á grundvelli laga nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn. Skjöl sem verða til hjá félaginu vegna þjónustuverkefna samkvæmt samningum við sveitarfélög á höfuðborgarsvæðinu skulu afhent Þjóðskjalasafni Íslands til varðveislu. Félaginu er almennt óheimilt að eyða skjölum og gögnum sem berast eða verða til hjá félaginu nema með leyfi Þjóðskjalasafns.

Ef þú ert notandi þjónustu hjá Ási styrktarfélagi, s.s. íbúi í búsetu eða einstaklingur sem sækir dagþjónustu eða vinnu hjá okkur, eða ert starfsnemi í Project SEARCH, safnar Ás styrktarfélag fyrst og fremst persónuupplýsingum um þig frá þér sjálfum, aðstandanda þínum eða persónulegum talsmanni. Ás styrktarfélag vinnur einnig með persónuupplýsingar þínar frá þriðju aðilum, s.s. Vinnumálastofnun eða sveitarfélögum sem gert hafa samning við félagið um veitingu þjónustu á grundvelli laga nr. 38/2018, um þjónustu við fatlað fólk með langvarandi stuðningsþarfir, eða öðrum þriðju aðilum.

Í öðrum tilvikum safnar Ás styrktarfélag persónuupplýsingum beint frá þér. Þú lætur í ákveðnum tilvikum jafnframt af hendi persónuupplýsingar með óbeinum hætti, s.s. ef þú gengur inn á svæði sem vöktuð eru með öryggismyndavélum og ef þú heimsækir heimasíðu okkar þar sem vefkökur eru notaðar og aðgerðarskráning fer fram. Félagið kann einnig að fá upplýsingar um þig frá öðrum aðilum, s.s. lögaðila sem Ás styrktarfélag er í viðskiptum við, samstarfs- og vinnsluaðilum eða opinberum aðilum, þegar fyrrnefndir aðilar hafa heimild til miðlunar slíkra upplýsinga.

Það er mögulegt að persónuupplýsingar um þig verði afhentar til þriðju aðila ef slíkt er skylt samkvæmt lögum, s.s. til sveitarfélaga, Vinnumálastofnunar, Skattsins eða annarra opinberra stofnana. Eins gætu gögn um þig verið afhent umsjónaraðilum eða vinnsluaðilum upplýsingakerfa, þ.m.t. skýjaþjónustu eða til utanaðkomandi aðila sem vinna með og/eða geyma persónuupplýsingar fyrir Ás styrktarfélag eins og faglegir ráðgjafar (t.d. lögfræðingar eða endurskoðendur). Í þeim tilvikum sem þriðji aðili telst vera vinnsluaðili, er vinnslusamningur gerður við viðkomandi aðila þar sem trúnaður og öryggi þeirra persónuupplýsinga sem unnið er með er tryggt, í samræmi við kröfur persónuverndarlaga.

Framangreindir þriðju aðilar kunna að vera staðsettir utan Íslands. Ás styrktarfélag miðlar þó ekki persónuupplýsingum utan Evrópska efnahagssvæðisins nema slíkt sé í samræmi við ákvæði persónuverndarlaga, s.s. á grundvelli staðlaðra samningsskilmála eða auglýsingar Persónuverndar um ríki sem veita persónuupplýsingum fullnægjandi vernd.

Ás styrktarfélag vill benda þér á að þegar þú ferð inn á eða hefur samband við okkur í gegnum samfélagsmiðlasíður okkar, þá gæti verið að veitendur viðkomandi samfélagsmiðlaþjónustu fái aðgang að upplýsingum og hvetjum við þig til að kynna þér vel persónuupplýsingar þeirra.

Ás styrktarfélag leggur ríka áherslu á að tryggja öryggi persónuupplýsinga á öllum stigum vinnslu og reynir eftir fremsta megni að takmarka eða draga úr vinnslu slíkra persónuupplýsinga þegar þess er ekki þörf með skipulagslegum og tæknilegum ráðstöfunum. Dæmi um slíkar öryggisráðstafanir eru aðgangsstýringar að kerfum þar sem upplýsingar eru varðveittar. Auk þess fær starfsfólk reglulega þjálfun og fræðslu um persónuvernd. Þessum ráðstöfunum er ætlað að koma í veg fyrir mannleg mistök, þjófnað, svik og vernda persónuupplýsingar gegn óleyfilegum aðgangi, glötun, eyðileggingu, breytingum fyrir slysni og ólögmætri notkun.

Ás styrktarfélag leggur áherslu á að takmarka skuli aðgang að upplýsingum við þá starfsmenn sem nauðsynlega þurfa slíkan aðgang til að ná fram tilgangi vinnslunnar. Starfsfólk félagsins er jafnframt upplýst um skyldu sína til að viðhalda trúnaði og tryggja öryggi persónuupplýsinga við upphaf starfa sinna.

Félagið hefur komið upp ferlum um hvernig skuli meðhöndla mögulega öryggisbresti við vinnslu persónuupplýsinga s.s. ef grunur er uppi um að  persónuupplýsingar hafi komist í hendur óviðkomandi aðila. Í slíkum tilvikum er Persónuvernd, viðeigandi eftirlitsstofnunum og eftir atvikum einstaklingum tilkynnt um öryggisbrest í samræmi við persónuverndarlög.

Ás styrktarfélag tekur ekki sjálfvirka ákvörðun eða vinnur persónusnið um einstaklinga á sjálfvirkan hátt, þar sem persónuupplýsingar eru notaðar, s.s. til að meta ákveðna þætti er varða hag einstaklinga eða til að greina eða spá fyrir um þætti er varða atriði eins og áreiðanleika eða hegðun. Ef til þess kemur mun félagið veita fræðslu þar um, s.s. með uppfærslu persónuverndaryfirlýsingar þessarar.

Með fyrirvara um þau skilyrði sem nánar er fjallað um persónuverndarlögum, átt þú rétt á að:

• fá upplýsingar um hvaða persónuupplýsingar félagið hefur skráð um þig og uppruna þeirra, sem og upplýsingar um hvernig unnið er með persónuupplýsingar um þig,
• fá aðgang að og afrit af öllum þeim persónuupplýsingum sem eru unnar um þig, standi hagsmunir annarra því ekki í vegi, s.s. vegna réttinda annarra sem skulu vega þyngra, eða óska eftir að þær séu sendar til þriðja aðila,
• fá rangar, villandi eða ófullkomnar persónuupplýsingar þínar uppfærðar og leiðréttar, auk þess að lokað verði fyrir notkun þeirra eða þeim eytt, eftir því sem lög nr. 77/2014 um opinber skjalasöfn heimila,
• koma á framfæri andmælum ef þú vilt takmarka eða koma í veg fyrir að persónuupplýsingar þínar séu unnar, s.s. þegar vinnsla persónuupplýsinga þinna byggir á lögmætum hagsmunum
• fá upplýsingar um það hvort fram fari sjálfvirk ákvarðanataka, og þá á hvaða rökum slík ákvarðanataka er byggð og endurskoðun á sjálfvirkri ákvarðanatöku,
• afturkalla samþykki þitt um að Ás styrktarfélag megi safna, skrá, vinna eða geyma persónuupplýsingar þínar, þegar vinnsla byggist á þeirri heimild. Afturköllun samþykkis skal ekki hafa áhrif á lögmæti vinnslu á grundvelli samþykkis fram að afturkölluninni.

Viljir þú nýta rétt þinn getur þú sent skriflega beiðni á personuvernd@styrktarfelag.is. Við munum staðfesta móttöku á beiðninni og að jafnaði bregðast við innan mánaðar frá móttöku beiðni. Verði ekki unnt að bregðast við innan mánaðar munum við tilkynna þér um töf á afgreiðslu innan mánaðar. Ekki er innheimt gjald þegar einstaklingar nýta rétt sinn í samræmi við ofangreint, nema í þeim tilvikum sem beiðni telst óhófleg eða augljóslega tilefnislaus.

Þú hefur einnig rétt til að leita til persónuverndarfulltrúa félagsins og/eða leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd teljir þú félagið ekki vinna persónuupplýsingar þínar í samræmi við persónuverndarlög. Upplýsingar um Persónuvernd má finna á heimasíðu þeirra, www.personuvernd.is.

Rafræn vöktun fer í ákveðnum tilvikum fram með öryggismyndavélum við heimili og við starfstöðvar á vegum Áss styrktarfélags í öryggis- og eignavörsluskyni. Þeir einstaklingar sem heimsækja vöktuð húsnæði kunna því að vera teknir upp á mynd. Vinnsla á upplýsingum sem safnast með myndeftirliti byggir á lögmætum hagsmunum Áss styrktarfélags. Heimild til þessa er í 6. tl. 1. mgr. 9. gr. persónuverndarlaga.

Persónuupplýsingar sem verða til við notkun öryggismyndavéla verða einungis notaðar ef upp koma atvik er varða eignavörslu eða öryggi einstaklinga, s.s. þjófnaður, skemmdaverk eða slys. Þær má ekki afrita eða afhenda öðrum aðila, nema á grundvelli lagaheimildar, samþykki skráðra aðila eða samkvæmt ákvörðun Persónuverndar hverju sinni. Persónugreinanlegar myndupptökur eru því almennt ekki afhentar öðrum en lögreglu og þá ef um slys eða meintan refsiverðan verknað er að ræða. Þá kann myndupptökum jafnframt að vera miðlað í þeim tilgangi að Ás styrktarfélag geti stofnað, haft uppi og eftir atvikum varið réttarkröfur. Í þeim tilvikum sem unnið er með myndefni í þeim tilgangi er, eins og nauðsyn krefur, heimilt að veita stjórnendum, lögmönnum og tryggingarfélagi Áss styrktarfélags og gagnaðila, auk dómstóla, aðgang að myndefninu.

Myndefni sem verður til við notkun öryggismyndavéla eyðist sjálfkrafa eftir að hámarki 30 daga nema nauðsyn krefji til að varðveita það til að geta stofnað, haft uppi og eftir atvikum varið réttarkröfur, einkum í dómsmáli, að því gefnu að lög heimili eða dómsúrskurður eða fyrirmæli þar til bærs stjórnvalds liggi fyrir.